Beauté

Bien-être

Business

Beauté

Bien-être

Business

Gestion d’un institut de beauté : qu’est-ce que le « back office » ?

Gestion d'un institut de beauté

Le jargon de bureau n’épargne pas la gestion d’un institut de beauté ! Le «back office», par définition, c’est l’envers du décor, ce que le client ne voit pas, un endroit planqué derrière l’espace de soins, là où on prépare toute l’activité commerciale de l’établissement.

Changement de décor : on ne fabrique plus du rêve pour les clients, on est dans la gestion d’un institut de beauté pure et dure ! On y enregistre ses soins et ses prestations en les associant à une ou plusieurs cabines, de telle sorte que chacune d’entre elles ne puisse pas être utilisée pour n’importe quelle activité.

Autrement dit : c’est ici qu’on calcule le fameux «taux d’occupation moyen», la bête noire des jeunes responsables d’institut (et de spa)… On y personnalise aussi ses forfaits, que l’on modifie à chaque saison. A cela s’ajoute la mise à jour des abonnements, c’est-à-dire le nombre de soins restants après chaque visite.

Avant, la responsable effectuait ces opérations à la main dans un beau tableau. Les logiciels facilitent désormais le travail. La création d’une fiche technique pour chacun des soins est simple : on entre la durée de base, on dégage un prix de revient hors-taxes pour chaque soin, on inclut enfin le temps de repos et de préparation de la cabine pour calculer (automatiquement) le taux d’occupation. 

Gestion d’un institut de beauté et contrôle des stocks

Le contrôle des stocks fait aussi partie du «back office». C’est même une fonction indispensable qui permet d’identifier des risques de rupture d’approvisionnement et de s’en prémunir. En général, une procédure d’alerte automatique, quand le stock minimal est atteint, figure dans les logiciels. 

Ce travail ne souffre pas d’approximation. Une rupture dans la fourniture de matières premières, comme l’huile de massage, et c’est toute la chaîne d’activités de votre institut de beauté qui peut être mise à mal, de l’accueil à la réalisation du soin, avec un risque de perte de clientèle.

Une rupture mal anticipée peut aussi faire l’objet de dépenses imprévues, un réapprovisionnement en catastrophe se fera peut-être à un prix supérieur à ce que vous payez habituellement. À l’inverse, le surcoût lié à la conservation d’un stock excessif de produits est souvent négligé par les responsables de spa.

L’utilisation appropriée de logiciels en institut

Dans ces conditions, ne vous laissez pas abuser par un vendeur zélé qui vous fera acheter un nombre trop important de produits moyennant une remise séduisante… Vos patients efforts de gestion au back office vous le démontreront rapidement !

Qu’en conclure ? Qu’un stock, c’est une valeur que vous immobilisez, qui subit non seulement l’usure du temps, mais aussi un différentiel de prix qui peut évoluer en votre défaveur : vous serez alors obligé de le liquider en rognant sur votre marge. C’est pourquoi certains éditeurs de logiciel proposent un paramétrage de vos alertes, adapté aux besoins de chacune de vos cabines de soins.

Une fonctionnalité très pratique qui vous permet de suivre en direct la consommation de produits par type de soins, par collaborateur, etc. Les commandes de réassort peuvent aussi être automatiques, ciblées, selon vos préférences, en fonction des fournisseurs les moins chers ou du délai le plus court. Bref, dans votre arrière-boutique, vous ne serez donc pas seule face au monde impitoyable des chiffres.

LIRE AUSSI : Instituts : 7 façons d’augmenter vos ventes

Partager sur Facebook
Partager sur Linkedin

Dans la même catégorie d' Articles

Nous utilisons des cookies

Welcome Back!

Login to your account below

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.