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Gestion d’un institut de beauté : le planning, clé de votre efficacité

planning de rendez-vous

Trop souvent négligée dans la gestion d’un institut de beauté, la bonne tenue du planning revêt un rôle essentiel. Pour le client, c’est une garantie. Pour l’établissement, elle doit permettre de maximiser le taux d’occupation des cabines.

La gestion d’un institut de beauté, c’est d’abord l’accueil des clients. Nous n’avons jamais entendu une personne qui voulait réserver déclarer à la personne qui réceptionnait l’appel : «Faites ce que vous voulez, même si c’est bâclé, je m’en moque, pourvu que ça ne dérange personne»… Souvent, la cliente préfère joindre l’établissement directement au téléphone, discuter et choisir librement son créneau horaire en faisant, au besoin, jouer la concurrence. 

La réservation s’apparente ainsi à une négociation, car un institut de beauté, comme toute entreprise de service, vend aussi du temps disponible et les éléments psychologiques de l’attente ne sont pas négligeables dans la décision finale : les causes doivent toujours être clairement expliquées au client. 

À chaque prise de rendez-vous, la capacité opérationnelle de l’établissement à satisfaire sa clientèle est mise à l’épreuve, bien avant la réalisation des soins : il s’agit d’optimiser des plages horaires, de combler des heures creuses, d’éviter la surchauffe le week-end, de repartir le travail entre les praticiens et de veiller à ce que les cabines soient pleinement utilisées ! 

La gestion d’un institut de beauté, c’est donc un planning bien organisé, qui doit vous permettre de faire des projections de chiffre d’affaires et d’ajuster vos ressources, aux périodes de grande affluence, vers des plages disponibles, en anticipant, par exemple, le recrutement de prestataires extérieurs. 

Des problèmes de sous-charge peuvent aussi se présenter quand des clients n’honorent pas leur rendez-vous. Dans ce cas, pour éviter les surcoûts liés à l’immobilisation d’une cabine et de personnel, il est préférable de connaître l’historique de ses clients sur votre ordinateur et de repérer ceux qui ont l’habitude de ne pas venir à leur rendez-vous sans prévenir (fonctionnalité́ proposée par certains logiciels).

Gestion d’un institut de beauté : maximisez les taux d’occupation !

Au bout du compte, il semble difficile de se passer de l’informatique pour gérer les réservations. Car le planning papier est source de nombreuses erreurs voire de conflits entre les membres du personnel. Les numéros sont mal notés, les noms illisibles, les corrections non reportées, qu’il s’agisse d’un client ou du nom des forfaits ou des soins. Ne parlons pas du pointage des activités du personnel. 

Rempli au crayon à papier, pour être effacé ou modifié plus vite, la survivance du planning papier ne sert finalement qu’à masquer les dysfonctionnements – pour ne pas dire l’amateurisme – d’une organisation, dans une sorte d’équilibrisme quotidien où la satisfaction du client tient parfois du miracle !

Bien entendu, seul un programme informatique permet de suivre rigoureusement le travail des uns et des autres, de réaliser le cumul des heures, le suivi des absences, les commissionnements, etc. Et d’éviter ainsi de reporter sans cesse les rendez-vous des clients ! Dans tous les cas, la gestion d’un planning doit vous permettre de maximiser le taux d’occupation des cabines. Un indicateur-clé qui mesure l’efficacité opérationnelle d’un établissement. 

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