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Dépenses non professionnelles : la part de l’employeur

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Les dépenses non professionnelles de vos employés peuvent aussi peser sur votre stratégie RH, notamment les titres-restaurant et les frais de transport, partiellement pris en charge par l’entreprise.

Les repas, une dépense non professionnelle

dépenses non professionnellesSi manger est une nécessité, ce n’est cependant pas considéré comme un frais professionnel pour les salariés sédentaires. À ranger, donc, parmi les dépenses non professionnelles. Pourquoi ? Tout simplement, parce que se nourrir est une dépense habituelle pour tout individu, qu’il travaille ou non. De nombreuses entreprises décident toutefois d’apporter leur contribution en proposant des tickets-restaurant.

Le principe est simple. L’employeur achète les titres auprès d’un prestataire spécialisé à une valeur faciale donnée. Il les distribue ensuite à ses salariés en prélevant sur leur paye un montant inférieur au prix auquel il les a achetés. Lorsqu’il s’agit de l’utiliser, le salarié bénéficie de la valeur faciale complète du titre.

Si, par exemple, ces titres ont une valeur faciale de 10 euros. Lors de la distribution à ses salariés, l’employeur ne prélève pas la totalité de cette valeur sur la paye. Il demande seulement 4,20 euros au salarié. La différence, ici 5,80 euros, est prise en charge par l’entreprise. C’est donc un avantage en nature pour le salarié.

Exonération de cotisations pour l’employeur

La partie financée par l’employeur est exonérée de cotisations sous certaines conditions. Selon les barèmes en vigueur au 1er janvier 2023, elle doit être dans la limite de 6,50 euros par titre. De plus, la contribution de l’employeur doit être comprise entre 50% et 60% de la valeur faciale du titre.

Si l’une de ces conditions n’est pas respectée, des ajustements doivent être effectués. Cela signifie que tout excédent ou toute partie réduite devra être intégré dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

Prenons le cas d’un salarié. Chaque mois, ce dernier reçoit 15 titres-restaurant, dont la valeur faciale est de 10 euros, et il doit y contribuer à hauteur de 4,80 euros par titre.

La contribution de l’employeur par titre est de : 10 euros (valeur faciale) – 4,80 euros (contribution salariale) = 5,20 euros. Cette contribution est donc inférieure à 5,92 euros (6,50 euros x 60% de la valeur faciale), la première condition est respectée.

Par ailleurs, cette contribution de 5,20 euros représente 52% de la valeur faciale du titre. Elle est donc comprise entre 50% et 60%, la deuxième condition est également remplie.

Au moment de la paye, voici comment cela se traduit :
-> Salaire de base + primes = salaire brut – cotisations salariales – total des titres-restaurant (part payée par le salarié) = salaire net. En chiffres : 2 000,00 euros + 90 euros = 2 090,00 euros – 522,50 euros (25% de 2 090 euros) – 72 euros (4,80 euros x 15) = 1 495,50 euros de salaire net.

Les frais de transport, des avantages fiscaux

dépenses non professionnelles Tout employeur, quelle que soit la taille de son entreprise ou le secteur dans lequel il évolue, est tenu de prendre en charge une partie des frais de transport de ses salariés. Plus concrètement, il s’agit d’un remboursement d’au moins 50% du coût de l’abonnement aux transports publics utilisés par le salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, et revenir chez lui. 

Avantages fiscaux et sociaux

Le montant que l’employeur prend en charge dans le cadre des frais de transport n’est pas considéré comme un élément du salaire brut. En conséquence, il est exempté de cotisations sociales, ce qui représente une économie pour l’entreprise comme pour le salarié.

De surcroît, pour le salarié, cette prise en charge est également exonérée d’impôt sur le revenu. Ainsi, elle ne vient pas gonfler le revenu imposable du salarié à la fin de l’année.

Remboursements selon le temps de travail

Que se passe-t-il lorsque le salarié ne travaille pas à temps plein ? Pour les salariés qui travaillent à mi-temps ou davantage, les règles restent les mêmes. Ils bénéficient du remboursement d’au moins 50% du coût de leur abonnement de transport, comme s’ils étaient à temps plein.

En revanche, pour les salariés dont le temps de travail est inférieur à un mi-temps, la prise en charge est ajustée. Elle est calculée au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps. Par exemple, si un salarié travaille 25% du temps, il recevra un remboursement équivalent à 25% de la moitié du coût de l’abonnement.

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