Dès qu’un salaire est versé, la remise d’un bulletin de paie à l’employé devient obligatoire. C’est une pratique qui est désormais réglementée par l’arrêté du 9 mai 2018, qui précise les libellés, l’ordre et le regroupement des informations devant figurer sur le bulletin de paie. En effet, ce document est divisé en plusieurs zones, chacune contenant des informations obligatoires.
Les différentes zones du bulletin de paie
Identification de l’employeur et du salarié
La première zone d’identification est dédiée à l’entreprise et au salarié. La partie qui concerne l’employeur doit inclure des informations telles que la raison sociale, l’adresse, le code SIREN ou SIRET et le code APE ou NAF. Il est aussi nécessaire d’indiquer la convention collective de branche applicable au salarié. Quant à l’identification du salarié, elle doit comprendre le nom, le prénom, l’emploi et la position dans la classification conventionnelle.
La période et le nombre d’heures de travail, distinguant les heures normales des heures supplémentaires, ainsi que la nature et le volume du forfait pour les salariés concernés, doivent y figurer. Enfin, la nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales sont des éléments indispensables.
Salaire
La deuxième zone du bulletin de paie est consacrée au salaire. Elle comprend la rémunération brute du salarié, les montants et assiettes des cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions. De plus, elle doit indiquer la nature et le montant des autres versements et retenues, le montant net reçu par le salarié, la date de paiement et les dates de congés avec l’indemnité correspondante.
Cotisations et contributions sociale
La troisième zone concerne les cotisations et contributions sociales, regroupées en cinq rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage. Les montants des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ainsi que le total versé par l’employeur doivent aussi être spécifiés.
Net à payer et impôt sur le revenu
Les autres zones incluent le net à payer et le net imposable, le montant net social et les informations relatives à l’impôt sur le revenu, avec des détails comme le montant net imposable, le cumul annuel des montants nets imposables, le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source, le cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source, et le montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.
De plus, les sommes non soumises à cotisations, comme le remboursement de frais, doivent être indiquées. Il est aussi obligatoire d’afficher le net à payer dans une police au moins 1,5 fois supérieure à celle utilisée pour le reste du bulletin de paie.
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Mentions interdites et annexes
Certaines mentions sont interdites. C’est le cas des heures de grève ou de délégation syndicale, qui doivent être notées comme une absence sans précision du motif. Par ailleurs, le bulletin de paie peut être accompagné d’annexes contenant d’autres informations spécifiques, telles que le décompte des RTT, les heures de délégation, le montant de l’intéressement ou de la participation.
Bulletin de paie dématérialisé
Une évolution significative a été introduite par la loi Travail de 2016, qui autorise l’employeur à remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf opposition du salarié. En contrepartie, l’employeur doit garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données, ainsi que leur accessibilité via le compte personnel d’activité du salarié.
Enfin, la loi indique que le délai de conservation des documents au sein de l’entreprise est de 5 ans. Cependant, pour les bulletins de paie émis sous forme électronique, l’employeur doit garantir leur disponibilité pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Quant aux salariés, ils doivent conserver leurs bulletins de paie sans limitation de durée.
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