L’embauche d’un salarié au sein de votre entreprise vous oblige à accomplir un certain nombre de formalités. Voici quelques principes de base.
Déclaration préalable à l’embauche
Quelles que soient la nature et la durée du contrat, une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit être réalisée auprès de l’Urssaf, au plus tôt 8 jours avant la date prévisible d’embauche. Il vous sera demandé les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance de votre salarié, son numéro de Sécurité sociale, la date et l’heure de son embauche, ainsi que les informations relatives à son contrat de travail (nature, durée…).
Cette démarche vous permettra d’effectuer en une seule fois plusieurs formalités : votre immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité sociale, s’il s’agit de l’embauche de votre premier salarié, l’immatriculation de votre salarié à la Caisse primaire d’assurance maladie, votre affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage, votre demande d’adhésion à un service de santé au travail et votre demande d’examen médical d’embauche.
La DPAE est destinée à garantir les droits du salarié auprès des organismes sociaux (assurance maladie, assurance retraite…), ainsi que son suivi médical par un service de prévention et de santé au travail. Elle vous permettra aussi d’être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié et de bénéficier de tous vos droits à exonération.
Inscription au Registre unique du personnel
Dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez établir et tenir à jour un registre unique du personnel. Ce registre concerne tous les salariés, y compris les salariés en contrat à durée déterminée, les stagiaires, les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation et les salariés envoyés dans l’entreprise par des agences de travail temporaire.
Vous devez y inscrire, dans l’ordre des embauches, les éléments relatifs à l’identité de vos salariés – c’est-à-dire leurs nom, prénom, date de naissance, sexe et nationalité -, leur emploi et leur qualification, leur date d’entrée et de sortie de l’entreprise, ainsi que le type de contrat de travail qui a été conclu.
Aucune forme particulière n’est précisé : le registre peut donc être sous forme informatique ou sous format papier. En revanche, le fait de ne pas établir ce document, de ne pas le tenir à jour ou de ne pas y inclure des mentions obligatoires expose l’employeur à une amende pouvant aller jusqu’à 3 750 euros par salarié concerné.
Respect du contrat de travail
Une fois signé, ce contrat devra être respecté tant par le salarié que par l’employeur. Ainsi, chacun devra se conformer à ce qui y est prévu : le montant du salaire, les horaires de travail, les tâches à accomplir, les différents avantages obtenus par le salarié, etc. Si l’employeur est tenu de rémunérer le salarié, il doit aussi lui fournir un travail dans le cadre de l’horaire établi, respecter son obligation de sécurité et les autres éléments essentiels du contrat (qualification, lieu de travail s’il est précisé dans le contrat…), dans le respect du Code du travail et de la convention collective applicable à l’entreprise.
Adapter les salariés à l’emploi
L’employeur a deux obligations en matière de formation professionnelle : permettre aux salariés de s’adapter à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.
Les entreprises participent au financement de la formation professionnelle continue de leurs salariés en consacrant un pourcentage minimum de leur masse salariale à des actions de formation ou, via la taxe d’apprentissage, pour tout ce qui concerne l’apprentissage et les formations technologiques et professionnelles.
Le taux de contribution varie en fonction de la taille de l’entreprise ou de son type. En 2022, il était de 0,55% pour les employeurs de moins de 11 salariés et de 1% pour les employeurs de 11 salariés et plus.
