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Gérer un institut de beauté : comment utiliser un « tableau de bord » ?

gestion d'un institut de beauté

Difficile de gérer un institut de beauté sans savoir interpréter un «tableau de bord», un outil de synthèse précieux pour une responsable d’établissement, à condition qu’elle sache l’exploiter sans se laisser submerger par une foule d’informations !

Tous les renseignements collectés jour après jour par votre système informatique – suivi clients, historique des ventes, saisonnalité, etc. -, vous sont restitués sous forme d’indicateurs, complétés par des graphiques, mais, vous le savez mieux que quiconque, cette montagne de données ne vous est d’aucun secours pour gérer un institut de beauté, si vous ne savez pas les utiliser à bon escient. 

Chiffre d’affaires par cabine, marge par type de soins, panier moyen par catégorie de clientèle, prix de revient, fréquence par plage horaire, nombre de prestations ou de produits vendus par employé… Toutes ces indications sont pourtant de l’or pour la gestion de votre établissement, si vous savez paramétrer votre logiciel.

Car c’est à vous de déterminer vos besoins… Pas à votre tiers extérieur ! Petite précision : tous les logiciels ne fournissent pas les mêmes possibilités de paramétrage pour affiner vos données. La plupart des produits se contentent de proposer des statistiques simples, même s’il est vrai, aux dires des éditeurs, que les graphiques et les tableaux plaisent beaucoup aux responsables d’institut de beauté !

Dans la pratique, peu d’entre eux ont toutefois le temps d’analyser un tableau de synthèse ou les compétences nécessaires à son décryptage. Bref, un tableau de bord ne se conçoit pas comme un inventaire à la Prévert. C’est à vous d’identifier ce qui est important pour votre activité. Quelques indicateurs-clés peuvent suffire. 

Revoyez l’organisation de votre institut 

Si cet outil peut vous aider à prendre les bonnes décisions et à suivre de près l’évolution de votre activité en fonction des objectifs que vous vous fixez périodiquement, il implique aussi un effort de réorganisation de l’établissement, tourné davantage vers la remontée d’informations et la performance. Autrement dit : tout le personnel doit être sensibilisé et motivé par cette orientation. 

Par exemple, chaque matin, de brèves réunions de débriefing sur les événements de la veille, avant de commencer la journée, permettent de mieux partager les informations et de déceler d’éventuels blocages. Choc des cultures ? Reconnaissons-le, le milieu de la beauté et du bien-être n’a pas toujours l’habitude du reporting, ni le réflexe informatique… C’est donc le moment ou jamais de faire mentir les statistiques ! 

Gérer un institut de beauté : les bons indicateurs

Ces outils de suivi et de contrôle vous permettent de mieux gérer un institut de beauté, en vous aidant à prendre des décisions éclairées et à orienter la stratégie de l’entreprise. Voici quelques tableaux de bord couramment utilisés dans votre secteur d’activité.

Tableau de bord des ventes

Il fournit une vue d’ensemble des revenus générés par les ventes de produits et de services. Il peut inclure le nombre de clients, le chiffre d’affaires moyen par client, le chiffre d’affaires par produit ou service, et le chiffre d’affaires par employé.

Tableau de bord des stocks

Il permet de surveiller les niveaux de stock, d’identifier les produits qui se vendent le mieux et ceux qui ont besoin d’être réapprovisionnés. Il peut aussi aider à repérer les tendances en matière de vente de produits, ce qui peut informer les décisions d’achat futures.

Tableau de bord de la productivité

Il suit la productivité des employés, en se concentrant sur des indicateurs tels que le nombre de clients servis par jour, le temps moyen passé avec chaque client et le chiffre d’affaires généré par employé.

Tableau de bord financier

Il présente une vue d’ensemble de la santé financière de l’entreprise, y compris le chiffre d’affaires, les coûts, les bénéfices et les marges. Il peut aussi inclure des indicateurs clés de performance financière tels que le ratio de solvabilité et le ratio de liquidité.

Tableau de bord de la satisfaction client

Il comporte des indicateurs tels que le taux de satisfaction des clients, le taux de fidélisation des clients, et le nombre de plaintes ou de commentaires négatifs.

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